Back Office Manager H/F

Description du poste.

En tant que Back Office Manager chez Brawo Staffing, vous serez chargé(e) d’assurer le bon fonctionnement administratif de l’agence. Vous serez responsable de la gestion des processus administratifs liés aux intérimaires, de la préparation et du suivi des paies, de la facturation ainsi que de la gestion des dossiers administratifs et contractuels. Ce rôle exige une excellente organisation, une grande rigueur, et un sens aigu des priorités.

Missions principales

1. Gestion administrative des intérimaires

   • Créer et mettre à jour les dossiers des intérimaires et clients dans les outils internes.

   • Vérifier la complétude et la conformité des documents administratifs nécessaires (pièces d’identité, justificatifs, habilitations, etc.).

   • Assurer la traçabilité et l’archivage des contrats, avenants, et documents liés aux missions.

2. Préparation des contrats et suivi des missions

   • Rédiger les contrats d’intérim, de mise à disposition et les avenants conformément aux exigences légales.

   • Suivre les échéances des contrats et organiser les renouvellements ou fins de mission en coordination avec les équipes commerciales.

3. Gestion de la paie

   • Collecter et vérifier les feuilles de temps, primes, et frais professionnels des intérimaires.

   • Préparer et transmettre les éléments nécessaires à l’établissement des bulletins de paie.

   • Traiter les acomptes, répondre aux questions des intérimaires sur leur paie, et gérer les éventuelles régularisations.

4. Gestion de la facturation

   • Préparer, éditer et envoyer les factures aux clients en respectant les délais définis.

   • Suivre les règlements et effectuer les relances en cas d’impayés.

   • Collaborer avec l’équipe comptable pour assurer une gestion financière fluide.

5. Suivi des obligations légales et réglementaires

   • Effectuer les déclarations obligatoires (DPAE, inscriptions mutuelles, suivi des visites médicales).

   • Garantir le respect des obligations légales liées aux contrats d’intérim (durées maximales, délais de carence, etc.).

6. Support administratif général

   • Être le référent pour toute demande administrative interne ou externe.

   • Préparer les documents nécessaires aux audits internes et externes.

   • Contribuer à l’amélioration continue des outils et processus administratifs.

Profil recherché.

• Formation Bac +2/+3 en Administration, Gestion, ou Secrétariat.

• Une première expérience réussie dans un rôle administratif, idéalement dans le secteur du travail temporaire ou des ressources humaines.

• Connaissance de la paie

• Excellente maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word) et des logiciels spécifiques (gestion de paie, outils CRM, etc.). La maitrise du logiciel TEMPO est un vrai plus.

• Rigueur et organisation dans la gestion des tâches multiples et le respect des délais.

• Qualités relationnelles pour interagir efficacement avec les équipes internes, les clients, et les intérimaires.